Эффективное ведение базы клиентов в небольшой фирме
Методом проб и ошибок наша организация остановила свой выбор на Exiland Assistant. |
 |
Я работаю в новой фирме. Сразу после ее образования возник вопрос, в какой программе вести базу клиентов. Сначала по общему примеру мы стали заносить данные в Outlook, но, по прошествии небольшого времени поняли, что это не совсем то, что нам хотелось бы, программа довольно громоздкая и в ней нет функции напоминания (Outlook 2003), а Outlook 2007 слишком сильно тормозил. Также в Outlook отсутствуют закладки, реализована простая фильтрация, все задачи равноправные, что затрудняет поиск конкретной записи. Для человека, ценящего свое время, это недопустимо, поэтому нам пришлось от нее отказаться и продолжить поиски более подходящей программы.
Следующей нашей программой стала известная всем Microsoft Access 2007. Что оттолкнуло после установки - нет простоты и интуитивной понятности. Ее мы быстро забраковали, так как для эффективной работы в ней требовалось, как минимум уметь программировать на Visual Basic и быть знакомым с основами проектирования баз данных. К тому же реалии современного бизнеса таковы, что любой менеджер рано или поздно уходит, а чтобы обучить работе с Microsoft Access нового сотрудника потребуется как минимум несколько месяцев, что абсолютно неприемлемо для современных фирм находящихся в условиях жесточайшей конкуренции.
Нам было необходимо, чтобы программа была настолько проста, что в ней с первого дня мог бы работать новый сотрудник, чтобы для ее нормальной работы не пришлось нанимать отдельного программиста. К тому же возникла острая необходимость объединить всех клиентов в одну общую базу данных и с этой базой клиентов смогли бы работать все сотрудники фирмы со своих компьютеров, а не ходить с флешкой от одного компьютера к другому.
Однако, начав поиски такой корпоративной программы, стало понятно, что извечным недостатком большинства программ органайзеров является их привязанность к одному единственному ПК. Сетевых органайзеров, работающих с единой базой, не так уж много.
Однако мы не сдавались, и однажды скачав очередную программу-органайзер в интернете, мы поняли, что нашли как раз то, что так долго искали. Этой программой оказался органайзер Exiland Assistant. Она выгодно отличалась от остальных программ. Например, в LeaderTask поле контакта не содержит строки для ICQ, пейджера, телефоны не разграничены на домашний, сотовый и рабочий, информацию о клиентах в нее вносить нельзя, так как эта функция не предусмотрена, а в Exiland Assistant все это присутствует. LeaderTask пестрая программа (в ней много ярко-красных, ярко-зеленых цветов) и при длительной работе с ней в течение дня к вечеру начинают болеть глаза. Еще в LeaderTask отсутствует возможность указать, кому поручена задача (в Exiland Assistant эта возможность есть). Неоспоримым минусом LeaderTask является тот факт, что она требует основательное количество времени, чтобы разобраться и в полной мере почувствовать все ее возможности при работе.
В WinOrganizer имеется возможность создавать только базу друзей и знакомых (и то программа тормозит, когда база сильно разрастается), создать базу по предприятиям или клиентам в ней нельзя. Также в ней отсутствует настраиваемость кнопок.
Первое что сразу же бросилось в глаза, когда мы впервые воспользовались Exiland Assistant - это ее многофункциональность и простота в использовании (уже на следующий день все менеджеры в компании свободно могли в ней работать). Приятным моментом, выгодно отличающим эту программу от остальных, стала для нас возможность переименовывать названия полей строго под свои нужды, и возможность восстановления нечаянно удаленных данных - сверху в программе есть корзина, в которой хранится вся удаленная информация. А, установив серверную часть программы, мы просто не могли нарадоваться ей - все сотрудники могли вносить изменения на своем компьютере, и все это после автоматической синхронизации с сервером, без малейшего нашего вмешательства появлялось и на других компьютерах. Еще немного поработав с этой программой, мы заметили еще одну отличительную особенность: настроив в напоминании конкретного исполнителя, напоминание появлялось только на его компьютере и не мешало остальным заниматься своей работой.
Чтобы не быть голословным приведу конкретные примеры: Программа состоит из пяти основных разделов: персоны, предприятия, задачи, заметки, ссылки интернет. Поскольку нашу фирму интересуют преимущественно разделы "Предприятия" и "Задачи", то остановлюсь более подробно именно на них. Раздел "Персоны" и "Заметки" мы скрыли (через сервис/настройки/интерфейс), приспособив программу именно для своей фирмы. Раздел предприятия переименовали в клиенты.
Каждый менеджер имеет свою группу - базу клиентов (для каждого пользователя создали соответствующую подгруппу по его фамилии), причем клиенты как видно на рисунке находятся в разных городах. Приходя на работу, менеджер работает индивидуально со своей группой, иногда сверяясь при помощи быстрого поиска с базами других менеджеров (чтобы не внести случайно в свою базу данных чужого клиента). Для того чтобы создать общую базу данных для всего предприятия необходимо установить в дополнение к клиентской части программы, ее серверную часть, которая называется Exiland Assistant Server, и переключиться на клиенте в Корпоративный режим.
Программа органайзер может работать как в Персональном режиме (больше подойдет для домашнего использования), так и в Корпоративном для ведения единой базы клиентов в организации, где необходим доступ с любой машины локальной сети. Для Корпоративного режима требуется установить Exiland Assistant Server - это отдельная программа, которую можно установить на отдельный компьютер или компьютер одного из пользователей, которая чаще всего включена и доступна по локальной сети для обработки запросов.
В раздел задачи мы вносим информацию о том, когда и кому отгрузить товар или позвонить. Раздел ссылки на сайты как нельзя лучше подходит для хранения сайтов поставщиков и конкурентов, что позволяет быть нам всегда в курсе последних изменений, и более оперативно реагировать на них.
Хотя мы и не используем разделы персоны и заметки на работе, но для домашнего использования они являются очень удобными. Например, в разделе персоны можно хранить информацию о своих друзьях и родственниках. Достаточно навести курсор на любого человека, как тут же на боковой панели (панели детализации) отображаются все необходимые сведения об этом человеке: фотография, средства связи, адрес, возраст и др. Для удобства при домашнем использовании программы можно скрыть раздел "Предприятия". В заметках можно сохранить внезапно нахлынувшую мысль, рецепт пирога или любую другую информацию и потом, при необходимости, быстро ее найти, используя быстрый или детальный поиск.
Также программа органайзер содержит функцию напоминания о ближайших Днях Рождения людей и приближающихся событиях. Введите дату рождения друзей и родственников, и вы никогда не забудете поздравить их. Программа предупредит вас об этом заранее за указанное вами количество дней. Если же время напоминания или оповещения о задаче наступило в тот момент, когда у вас не была запущена программа или был выключен компьютер, программа Exiland Assistant сообщит вам о нем сразу после включения компьютера и запуска программы.
Вообще, Exiland Assistant объединяет в себе множество удобных в ежедневной работе функций и при этом сохраняется простота освоения и использования. Возможность звонить прямо из программы (+ интеграция со Skype), отправлять данные любого типа по e-mail или на принтер, сортировать, фильтровать, выполнять быстрый поиск, синхронизировать контакты людей с Microsoft Outlook (а следовательно, и с КПК или мобильным телефоном), экспортировать данные в HTML, Word, txt и т.д. - это только краткий перечень дополнительных возможностей.
Программа Exiland Assistant настолько универсальна, что является весьма полезной как для делового человека, так и для домохозяйки. К тому же она заменит сразу несколько программ: контактную книжку, хранитель ссылок и заметок, хранитель паролей, органайзер (планировщик задач), базу клиентов, дневник мыслей и т.п.
Я считаю, что программа Exiland Assistant - представительница новой эпохи. Каждому современному, практически деятельному человеку я бы посоветовал эту замечательную программу.
Полное описание программы органайзера со скриншотами можно прочитать на сайте программы:
http://www.exiland-soft.com/rus/eassist.html
Скачать последнюю версию органайзера можно по ссылке:
http://www.exiland-soft.com/prod/eassist.zip (ZIP-файл, 4.7 МБ)
Сервер Exiland Assistant Server доступен на странице:
http://www.exiland-soft.com/rus/easerver.html
Exiland Software
www.exiland-soft.com/rus